nirat / Getty Images
Paperipaalut ovat tuskaa, ja kodin arkistointijärjestelmän hallinta voi olla hidasta. Joudut kuitenkin ripustamaan joihinkin asiakirjoihin, koska et koskaan tiedä milloin tarvitset niitä.
Kuinka kauan sinun pitää verot, kuitit, tiliotteet ja muut tärkeät asiakirjat säilyttää? Jokainen asiakirjatyyppi on erilainen, joten kannattaa olla varma, että säilytät kaikki paperisi tarpeeksi kauan ennen kuin sytytät silppurin, vaikka luuletkin olevan valmis niiden kanssa.
Ylläpidä toimiva kotirekisteröintijärjestelmä
Yksi avain toimivan kotirekisteröintijärjestelmän luomiseen on alkaa vähentää vastaanottamasi paperimäärää. Se voi todella vähentää paperin määrää, joka sinun on silputtava tai arkistoitava. Tämä tarkoittaa päästä eroon roskapostista, liittymistä sähköisiin laskuihin, eikä hyväksy lentolehtisiä, kuponkeja, joita et koskaan käytä, luetteloita, joita et koskaan luke, tai muita efemereitä, jotka sinusta tuntuu sinun tarvitsevan ripustaa, kun tunnet sinut ei todellakaan.
Toinen vaihe on varmistaa, että sinulla on hyvä postihallintajärjestelmä. Mitä tehokkaammin käsittelet postia sen saapuessa, sitä harvemmin joudut tekemään suuren istunnon arkistoimisesta, murskaamisesta ja kierrätyksestä.
Asenna sähköinen järjestelmä
Paperihakemistosta eroaminen asettamalla elektroninen arkistointijärjestelmä säästää tilaa ja vapauttaa paperin sotkuisuudesta. Nykyään sähköisessä arkistointijärjestelmässä on paljon järkeä, koska se on helpompaa kuin koskaan.
Aloittamiseksi tarvitset skannerin ja paikan tiedostojen tallentamiseen: tietokoneen kansiojärjestelmän ja varmuuskopion pilvessä, sekä ulkoisen kiintolevyn. Mitä enemmän varmuuskopioita sinulla on - kotona ja muualla -, sitä valmistautuneempana olet ojittamaan kasa paperityötä huolehtimatta siitä, että menetät jotain tärkeätä.
Asenna yleiset kansiot erityyppisille asiakirjoille (esim. Kotitalous, verot, auto, syntymätodistukset jne.). Asiakirjojen tallentamisen ei tarvitse olla liian tarkkaa, koska sähköiset arkistointijärjestelmät ovat haettavissa.
Skannaa sitten jokainen asiakirja ja tallenna se kansioon sisällön mukaan. Anna jokaiselle yksilöivä tiedostonimi kuvaamaan sitä, jotta se löytyy nopeasti tietokoneesi haku-toiminnon kautta. Päivämäärän lisääminen tiedostonimen loppuun voi myös auttaa erottamaan samantyyppiset asiakirjat eri ajanjaksoista. Esimerkiksi sen sijaan, että soittaisit apuohjelmalaskun apuohjelmaan.pdf, nimeä se hyödyllisyyslausekkeeksi-Feb2019.pdf.
Saatavilla on myös useita sovelluksia, joiden avulla voit nopeasti tallentaa ja tallentaa erilaisia asiakirjoja. Monia voidaan hallita älypuhelimella tai tablet-laitteella, joten voit päästä eroon paperityöstä (erityisesti kuiteista), kun et ole kotitietokoneesi lähellä.
Kopioiden pitäminen
Tärkeimmistä asiakirjoistasi asiantuntijat suosittelevat useiden kopioiden säilyttämistä. Tämä voi tarkoittaa yhden kopion pitämistä pilvitallennustilassa ja toisen kiintolevyllä. Se voi tarkoittaa myös yhden kopion pitämistä sähköisessä arkistossa ja yhden kokonaiskopion paloturvallisessa tallessa.
Asiakirjat, jotka säilytetään ikuisesti
Joitakin asiakirjoja tulisi säilyttää ikuisesti. Nämä ovat tärkeimpiä, joita saatat tarvita milloin tahansa tulevaisuudessa monista syistä. Varmista, että niitä pidetään turvallisessa paikassa ja että kopio on suojattu säästää paljon aikaa, kun niitä tarvitaan.
- Akateemiset tietueet: tutkintotodistukset, tekstikirjoitukset ja mahdolliset työhakemukset, joita voidaan käyttää tulevaisuudessa hakeessaan työpaikkaa.ValmistusasiakirjatAsiakastodistuksetSyntymätodistuksetKuolematodistukset: Voidaan tarvita verotuksessa.Varittajan lisenssitTyörekisterit: Kaikki lausekkeet, sopimukset, kurinpitotiedostot ja suorituskykyarvostelut.TerveyskirjatArustusasiakirjatPassportitVana- ja eläkerekisteritSosiaaliturvakortitToimet
Tietyn ajanjakson aikana säilytettävät asiakirjat
Kuvittele, että sinulla on koko elämän arvoinen tiliotteita ja laskuja kasattu pöydällesi. Vain kymmenen vuoden kuluttua tuo pino olisi todennäköisesti törkeästi suuri. On olemassa monentyyppisiä asiakirjoja - lähinnä taloudellisia -, joita sinun tulisi säilyttää tietyn ajan, mutta joita ei tarvitse säilyttää ikuisesti. Sinun on ehkä viitattava niihin kuukausittain tai viikoittain jonkin aikaa, niin niistä tulee vain uusi paperinpuna, joka makaa ympäryttäessä.
Hankala osa on tietää, milloin voit päästä eroon tällaisista tietueista. Kaikelle ei ole hyvää vastausta, mutta suositellaan ohjeita sen pohjalta:
- Tiliotteet: Yksi kuukausilasku: Yksi vuosi kaikista veroihin tai takuisiin liittyvistä asioista kaikki muut laskut tulee silppua heti, kun ne on maksettu.Luottokorttilaskut: Silppuutetaan heti, kun maksetaan.Kodinparannuskuitit: Pidä, kunnes koti myydään.Sijoitusrekisterit: Seitsemän vuotta tilin sulkemisen tai vakuuden myymisen jälkeen.Liserit: Säilytä, kunnes olet muuttanut ja vastaanottanut talletuksesi takaisin vuokranantajalta. Maksa ja tarkista: Vuotta tai kunnes olet saanut kyseisen verovuoden W-2-ilmoituksen.Myyntitulot: Pidä takuun voimassaoloaika suurille ostoille, kuten laitteille ja elektroniikalle. Elintarvikkeiden ja vaatteiden kaltaisissa asioissa pidä kuitti vain, kunnes tiedät, että tavaroita ei tarvitse palauttaa. Maksuasiakirjat: Seitsemän vuotta, mukaan lukien hakemus ja kaikki liiteasiakirjat, kuten W-2 ja kuitit.Ajoneuvotiedot: Pidä, kunnes vene, auto tai moottoripyörä myydään.
Kuinka päästä eroon asiakirjoista
Asiakirjojen murskaaminen on tärkein tapa suojautua identiteettivarkauksilta. Yleensä on tiettyjä asiakirjoja, jotka olisi ehdottomasti silputtava. Tähän sisältyy kaikki sellainen, jolla on tilinumero, syntymäaika, tyttönimi, salasanat ja PIN-koodit, allekirjoitukset ja sosiaaliturvatunnukset.
Jos asiakirjat ovat edelleen "aktiivisia" - sinun on pidettävä niitä kiinni viittaamiseksi -, aseta ne kodin arkistointijärjestelmään aiheittain. Silppu vain ne, kun niitä ei enää käytetä.
Mitkä asiakirjat murskataan
Kun olet valmis näiden asiakirjojen kanssa etkä enää tarvitse niitä, silppukaa ne vapaasti:
- ATM-kuititPankkilausekkeetSyntymätodistuksen jäljennöksetPeruutetut ja mitätöityt tarkastuksetLuottokorttilaskutLuottoraportitAjurin lisenssit (vanhentuneet) Työntekijöiden asiakirjat, joissa on tunnistetietojaPäättyneet passit ja viisumitInvestointitilinumerotLakilliset asiakirjatSijoitus-, osake- ja kiinteistökaupat Allekirjoituksella olevat tavarat (vuokrasopimukset, sopimukset, kirjeet jne.) Matkalaukkujen merkit hammaslääkäritiedotSosiaaliturvatunnuksella varustetut paperitPalesanat tai PIN-kooditMaksukirjatErityisesti hyväksytyt luottokorttihakemuksetVastaanotteet tarkistustilien numeroilla, luottokorttinumeroilla tai muilla tunnistetiedoillaAx-lomakkeetTunnisteet tunnistetiedoistaMatkareititKäytetyt lentoliputYrityslaskut (puhelin, kaasu, sähkö, vesi, kaapeli-TV, Internet jne.)
Kaiken muun - kuten paperityön - voit vain kierrättää. Varmista, että joustava arkistointijärjestelmä on määritetty, jotta voit pitää nämä asiakirjat tarkastuksessa. On myös hyvä idea tutustua tallennettuihin asiakirjoihin säännöllisesti. Yritä tehdä tämä maksettaessa laskuja, jättämällä veroja tai hoitamalla vastaavaa toistuvaa tehtävää, jotta et unohda ja paperityösi poistuvat käsistä.
