Portra / Getty-kuvat
Suurimmalla osalla organisaatioita, joissa on enemmän kuin kourallinen ihmisiä, on oltava vahva viestintästrategia sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Olipa kyse ilmoituksista politiikan muutoksista, päivittäisistä menettelyistä tai muusta auringon alla, työntekijöiden on tiedettävä tärkeitä asioita.
Tähän sisältyy myös toimistomuutosuunnitelman laatiminen ja liikkuvan tarkistusluettelon kehittäminen.
Vaikka saatat ajatella, että toimistomuutoksen suunnittelussa on niin monia vaiheita, että sinulla ei ole aikaa edes pohtia viestintää, sinun on todellakin viettävä päivä tai kaksi luodaksesi vakaa strategia, joka pitää sekä työntekijät että asiakkaasi tietoisena tulevista muutoksista.
Tärkeää on, että haluat pitää työntekijäsi suoraan mukana muutossa, koska muutto todennäköisesti vaikuttaa heihin eniten.
Keskeiset sisäiset viestit
Keskeisissä viesteissä tulisi olla ajoitus, pakkaus, toimistojen sulkeminen, uusi toimiston asettelu ja yksityiskohdat uudesta sijainnista.
- Aikajana: Varmista, että listaat kaikki muuton tärkeimmät vaiheet, jotta kaikki tietävät mitä ja milloin odottaa. Pakkausohjeet: Antakaa henkilökunnalle ohjeet toimistojensa tai koppiensa pakkaamisesta muuttoa varten. Tähän tulisi sisältyä mistä saada pakkausmateriaaleja, mitkä ovat vastuussa pakkaamisesta ja määräajat. Ennakkoilmoitus toimistojen sulkemisesta: Muuton aikana saatat joutua sulkemaan toimiston, jotta toimistolaitteiden ja huonekalujen lopullinen pakkaus ja siirtäminen olisi mahdollista. Varmista, että henkilöstösi on tietoinen näistä päivämääristä ja siitä, jatkaako yritys ja miten muutto tapahtuu, ja miten tämä vaikuttaa heidän työaikaansa ja työmäärään. Uusi toimistosuunnitelma: Henkilökunta haluaa varhaisessa vaiheessa tietää, miltä uusi tila näyttää ja miten toimistot perustetaan. Onko heillä edelleen oma tila vai tulevatko he nyt toimitilaan tai avoimeen pohjapiirrokseen? Varmista, että luot tavan kertoa henkilöstölle siitä, kuinka heidän työtilansa voi muuttua. Uusi sijainti, pysäköinti ja työmatkavaihtoehdot: Anna henkilökunnalle kaikki tarvitsemansa tiedot uudesta sijainnista, jotta he voivat valmistella kuljetuksia uuteen tilaan.
Tavat kommunikoida tavoitteet henkilöstölle
Tapa, jolla viesti toimitetaan, tulisi päättää viestin tyypistä. Aikataulu voidaan esimerkiksi toimittaa helposti yrityksen intranetin kautta; toimistojen sulkeminen voidaan parhaiten esitellä henkilöstökokouksessa, jotta voidaan varmistaa, että kysymyksiin voidaan kysyä ja niihin voidaan vastata.
- Intranet: Niille yrityksille tai organisaatioille, joilla on intranet, tämä on yleensä paras alusta useimmille viesteille. Se mahdollistaa tiedostojen ja tietojen helpon päivityksen, joka tavoittaa kaikki työntekijät. Henkilökohtaiset kokoukset: Viestistä riippumatta henkilökunnan kokoukset ovat hyvä paikka tehdä ilmoituksia ja antaa henkilökunnalle mahdollisuuden keskustella täydellisesti. Voit myös käyttää kokousaikaa tarkistaaksesi, miten tiedot toimitetaan, jotta henkilökunta tietää, että heille tiedotetaan. Sähköposti: Vaikka sähköposti on helppoa, se ei ole aina paras tapa välittää tietoja. Et halua lähettää niin monta sähköpostia, että ihmiset eivät löydä tietoja tarvittaessa. Jos käytät sähköpostia, varmista, että käytät sitä vain kertoaksesi ihmisille, mistä he voivat saada tietoja. Yleiset kansiot: Jos sinulla ei ole intranettiä, luo sitten verkkoasemaan yhteinen kansio, jota kaikki voivat käyttää. Ilmoitustaulu: Voit käyttää fyysistä tilaa tiedon lähettämiseen. Ihmiset voivat tarkistaa sen usein, ja se tarjoaa myös paikan, jossa ihmiset voivat kerätä ja keskustella huolenaiheistaan.
