Getty-kuvat
Joten sinulla on kaikki nämä asiat tekemistä varten päivittäin ja tehtäväluettelo on täynnä - kuinka tiedät mitä tehdä ensimmäinen, toinen ja kolmas?
Melko paljon jokaiselta tuntuu olevan liian paljon tekemistä ja liian vähän aikaa sen tekemiseen. Usein tämä hukkuva tunne johtuu kyvyttömyydestä priorisoida kaikkia näitä näennäisesti kiireellisiä tehtäviä. Jos sinusta tuntuu, että tehtäväluettelosi kasvaa hetkeksi pidemmäksi ja et edes tiedä mistä aloittaa, tässä on miten tunnistaa, arvioida ja priorisoida tehtäväsi.
1. Tee luettelo
Ennen kuin yrität lajitella velvoitteitasi tärkeysjärjestyksessä, ota aika koota kattava luettelo kaikesta, mitä tarvitset tai haluat suorittaa. Jaa luettelo osioihin erityyppisiä tehtäviä varten. Näihin luokkiin voisi kuulua:
Päivittäiset tai viikoittaiset tehtävät
Nämä ovat arkipäivän ”tehtäviä”, jotka voivat olla henkilökohtaisia (aterian suunnittelu ja ruokaostokset) tai työhön liittyviä (viikoittainen ryhmäkokous.) Jos seuraat jo päivittäistä rutiinia, tunnet nämä tehtävät; Jos et, tämä on hyvä aika luoda. Sisällyttämäsi voi vaihdella - jotkut ihmiset eivät näe tarvetta muistuttaa itseään tarkistaaksesi sähköpostia tai ostaa päivittäistavaroita, mutta toiset arvostavat jäsenneltyjä muistutuksia suorittaaksesi tiettyjä toimintoja tiettyinä aikoina tai tiettyinä päivinä.
Määräajat
Nämä on tietenkin tehtävä tiettyyn päivämäärään mennessä ja vaadittava etukäteen valmistelua. Esimerkkejä voisivat olla koulupalvelu, jonka erääntymisaika on kolme viikkoa, tai juhlat, joita suunnittelet kuuden kuukauden päästä. Tällaiset tehtävät - joita usein kutsutaan projekteiksi - voidaan myöhemmin jakaa pienemmiksi komponenteiksi - esimerkiksi “kirjoituspaperi” voidaan jakaa asiaankuuluvien kirjojen lukemiseen, muistiinpanojen järjestämiseen, ääriviivien kirjoittamiseen, ensimmäisen luonnoksen kirjoittamiseen ja niin edelleen. päällä.
Toistuvat tehtävät
Niitä ei tapahdu päivittäin tai viikoittain, mutta ne eivät myöskään ole kertaluonteisia projekteja. Toistuviin tehtäviin voi kuulua hammaslääkärin tapaamisia tai neljännesvuosittaisten verojen suorittaminen.
Itse motivoituneet, välttämättömät tehtävät
Nämä ovat tehtäviä tai projekteja, jotka tiedät, että sinun on tehtävä, mutta kukaan ei aio tehdä sinusta. Heillä on harvoin, jos koskaan, sisäänrakennettu aikaraja. Ajattele pienyrityksen verkkosivuston parantamista tai uuden perusterveydenhuollon tarjoajan löytämistä.
Itse motivoituneet, ei välttämättömät tehtävät
Nämä ovat nautinnollisempia aktiviteetteja, jotka kuitenkin pyrkivät syrjään, koska muut, selvemmin välttämättömät tehtävät syrjäyttävät heidät. Ajattele lukea nautintoa tai harrastaa harrastuksiasi.
Jonain päivänä tehtävät
Nämä tehtävät ripustetaan tehtäväluettelon alaosassa tai mielesi takana, mutta niitä ei yleensä tarvitse tehdä pian tai koskaan. Esimerkki: maalaa lämpöpatterisi.
2. Järjestä luettelosi
Kun olet luonut kaiken, voit selvittää, mitä tehdä ensin ja järjestää aikataulun. (Kuinka teet tämän fyysisesti - paperiarkille, suunnittelijalle, sovellukselle, verkkokalenterille tai muulla tavalla) on vähemmän merkitystä kuin valitset sinulle sopivan ja käyttämäsi menetelmän.) Tässä on joitain perusteita ajatella jotakin:
Kiireelliset tai tärkeät
Kaikki tehtävät voidaan luokitella neljään luokkaan. Kiireelliset ja tärkeät tehtävät tulisi tehdä ensin niin pian kuin mahdollista; kiireellisiä, mutta ei tärkeitä tehtäviä voidaan delegoida, jos mahdollista, mutta jos ei, aikataulusi tulisi sisältää tarpeeksi joustavuutta ja ylimääräistä aikaa niiden mukauttamiseen, kun ne ilmaantuvat; tärkeät mutta ei kiireelliset tehtävät tulisi suunnitella hyvissä ajoin, jotta niistä ei tule kiireellisiä; tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä tai kiireellisiä, voidaan mahdollisesti poistaa, vaikka jos pidät niistä, ne tulisi työstää aikataulusi, jotta he eivät syrjäydy vaativammista velvoitteista.
Arvioi arvo
Voit arvioida tehtävän arvon monin tavoin. Voi olla, vaikuttaako se muihin ihmisiin ja kuinka tärkeitä nuo ihmiset ovat sinulle (pomosi hyväksyminen ja sinusta riippuvaisten lasten hyvinvointi ovat tärkeämpiä kuin esimerkiksi sanoisit hyväksymäsi vieraiden ryhmän mielipiteitä) liittyä kokoukseen.) Voit myös antaa arvokkaan arvon tehtäville, jotka näyttävät maksavan pitkällä tähtäimellä tai jotka ovat yksinkertaisesti palkitsevia.
Yksi viite, joka todennäköisesti kohtaa lukiessasi tehtävien priorisoinnista, on 80-20-sääntö tai Pareto-periaate, jonka mukaan 80% vaikutuksista tulee 20% syistä. Tämä saattaa osoittautua totta sinulle, mutta se on hyvä muistutus siitä, mihin käytät tosiasiallisesti aikaa ja mitkä yrityksesi kannattavat.
Ajoitus ja joustavuus
Toimiva aikataulu mahdollistaa muutokset ja tunnistaa aikarajoitukset. Ole realistinen priorisoidessasi ja suunnittelemalla päiväsi. Jos olet epävarma, yliarvioi tietyn tehtävän aika.
Jos kaksi tehtävää suoritetaan samanaikaisesti, aloittamisen valitseminen riippuu siitä, kuinka työskentelet parhaiten. Jotkut ihmiset mieluummin saavat yksinkertaisemman tehtävän pois tieltä keskittyäkseen monimutkaisempaan tehtävään; toiset tuntevat olonsa vakuuttuneiksi, jos he alkavat ensin suorittaa vaikeamman tehtävän ja saavat osan tai kaikki tehdään ennen siirtymistä eteenpäin. Muista, että sinun ei tarvitse ottaa yhtä tehtävää tai hanketta alusta loppuun ennen siirtymistä seuraavaan - ellet tietenkään löydä työtä, jolla parannetaan tuottavuutta.
Rajoita päivittäiset tehtävät enintään kolmeen. Päivä voi sisältää myös pienempiä rutiininomaisia tai vähemmän tärkeitä tai kiireellisiä tehtäviä, mutta tärkeimpien tehtävien lataaminen aiheuttaa todennäköisesti stressiä ja pettymyksiä.
Muista, että prioriteetit voivat muuttua - jos pomosi tarvitsee sinua tekemään jotain nyt, edellinen ensimmäinen prioriteettisi todennäköisesti törmää toiseen. Se on sitäkin enemmän syytä rakentaa enemmän aikaa aikataulusi joustavuuden mahdollistamiseksi.
3. Erätehtävät
Erätehtävät on yksi tehokkaimmista ja tehokkaimmista tavoista saada nämä nagging-tehtävät, jotka ovat aina ajan tasalla. Erä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että työskentelet saman tyyppisissä tehtävissä yhä uudelleen ennen kuin siirryt johonkin muuhun. Ensimmäinen askel on tunnistaa toistuvasti suoritettavat tehtävät ja määrittää sitten yksinkertainen työnkulku niiden seuraamiseksi. Sitten hoitaa nämä tehtävät samanaikaisesti käyttämällä tätä työnkulkua.
Eräajo vaatii vastaavien tehtävien suorittamisen, jotka vaativat samanlaisia resursseja erissä tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Tässä on joitain esimerkkejä:
- Maksa kaikki laskut samanaikaisestiAvaa kaikki postisi kerran viikossa ja käytä sitä sen sijaan, että anna sen kerätä päivittäin eikä koskaan päästä siihen.
Eräajo antaa sinun joutua uraan, joka suorittaa saman tehtävän yhä uudelleen, joten sinun ei tarvitse tuhlata aikaa ohjeiden tai seuraavan tekemiseen.
4. Poista tehtävät
Kun olet luetellut kaikki tehtävät ja lajitellut ne tärkeimmästä vähiten, käy selväksi, mitkä tehtävät ovat luettelon alaosassa. Ne voidaan toisinaan siirtää jollekin toiselle, mutta jos se ei ole mahdollista, sinun on päätettävä, ajoittaako heille aika tai poistetaanko ne.
Sinulla voi olla luettelossa tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä tai edes halua tehdä, mutta sinusta tuntui olevan painostusta lisätä jossain vaiheessa (käy kuntosalilla, käydä kirjakerhossa.) Ne voidaan kokonaan poistaa.
Lopuksi on mahdollista yksinkertaisesti tehdä liian paljon tekemistä - jos et pysty saamaan kaikkea päätökseen, arvioi työkuormasi selvittääksesi, tarvitsetko vain lisää harjoituksia priorisointiin vai onko sinun sanottava jollekin, että et voi enää jatkaa tietty tehtävä.
