Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
Sähköposti on yksi ensisijaisista tavoista, jolla ihmiset lähettävät kirjallista viestintää nyt, ja se ei todennäköisesti muutu koskaan. Se on helppoa, nopeaa eikä vaadi leimaa.
Menevät ovat päivät, jolloin joudut odottamaan vähintään viikon kirjeen tai vastauksen postitse. Ei ole välttämätöntä suorittaa hätäjuoksuja postitoimistoon punnitaksesi kirjekuoriasi ja poimiaksesi riittävästi postimerkkejä laskuja ja kirjeitä varten. Itse asiassa monet ihmiset eivät ole koskaan edes osoittaneet kirjekuoria tai lähettäneet kirjettä Yhdysvaltain postitoimiston kautta.
Sähköpostista on tullut yksi helpoimmista ja nopeimmista tavoista kommunikoida sekä henkilökohtaisesti että liike-elämässä. Tästä on tullut sellainen ilmiö, että aina luotettava Yhdysvaltain postipalvelu pyrkii löytämään tapoja jatkaa liiketoimintaa.
Ei ole yllättävää, että sähköpostietiketti, jota usein kutsutaan etiketiksi, on kuuma aihe nykyisessä kulttuurissa. Suuri osa amerikkalaisista lähettää sähköposteja päivittäin. Useimmat yritykset käyttävät sähköpostia sähköpostitse kommunikoidakseen työntekijöiden kanssa koko päivän. Lähes jokaisessa kotitaloudessa on ainakin yksi tietokone, jossa on Internet-yhteys, ja niissä kotona ovat äidit, isät, lapset, teini-ikäiset ja ehkä jopa isovanhemmat, kaikki tai suurin osa heistä vastaanottaa ja lähettää sähköpostia.
Elämme mikroaaltouunissa, Internet-pohjaisessa yhteiskunnassa, ja kukaan ei halua käyttää aikaa pitkäaikaisen kirjeen kirjoittamiseen, vaikka se olisi niin intiimi ja henkilökohtainen. Silti on monia tilanteita, joissa sähköposti toimii paremmin kuin etanapostit. Tässä on joitain etiketin ohjeita, joita ei pidä pitää mielessä, kun kirjoitat sähköpostiviestejä.
- Valmistella. Ennen kuin aloitat sähköpostiviestin kirjoittamisen, olipa kyse sitten alkutekstistä tai vastauksesta, kysy itseltäsi, mistä haluat viestiä. Lyhyesti sanottuna, mikä on sinun tarkoitus kirjoittamiseen? Kun tiedät, voit lukea valmiit sähköpostit ennen niiden lähettämistä ja varmistaa, että olet saavuttanut tavoitteesi. Jos se antaa arvosanan, lähetä se; Jos teksti on hämmentävä, ankara tai epäselvä, sinun kannattaa ehkä aloittaa uudelleen. Kommunikoida. Muista, että kommunikoit todellisen henkilön kanssa, joka vastaanottaa tämän viestin. Tätä silmällä pitäen sinun tulisi osoittaa henkilölle nimeltä ja olla kunnioittava. Jos tämä on vastaus vastaanotettuun sähköpostiviestiin, sinun tulee ottaa aikaa kysyäksesi tai kysyäksesi huomautuksen varhaisessa vaiheessa. Hengittää. Olemme kaikki olleet syyllisiä jossain vaiheessa menettämällä rauhallisuutemme. Jos saat sähköpostia, joka vihauttaa tai häiritsee sinua, älä vastaa luontoissuorituksena. Valitse valtatie ja vastaa joko vain kuittauksen vastaanottamiseen tai vie jonkin aikaa ennen vastaamista, jotta voit rauhoittua ja vastata hyvin harkittuun viestiin. Et koskaan halua vastata sähköpostiin (tai muuhun viestinnän muotoon) vihaisena. Vihaisina meillä on tapana sanoa (tai kirjoittaa) asioita, joita emme joko tarkoita tai joita meidän ei tarvitse sanoa. Muista, että kun sähköpostiviestisi lähetetään, se on siellä ikuisesti. Ole läpinäkyvä. Aiherivilläsi tulee olla todellinen esitys siitä, miksi otat yhteyttä vastaanottajaan. Käytä postin aiheeseen liittyviä lauseita. Tämä on totta, kirjoittaessasi yritys- tai henkilökohtaista sähköpostia. Esimerkiksi, jos kirjoitat sähköpostia äidillesi hänen vierailustaan ensi viikolla, aihepiiristä tulee lukea jotain "Käyntisi". Tutkimus. Jos lähetät sähköpostia liikekumppanille, sinun on aiheellista käyttää hänen sukunimiään ja otsikkoaan. Tee tutkimus ja osoita vastaanottajalle oikein. Yhtiön toimitusjohtajaa voitaisiin puhua joko Mr. Taylor tai presidentti Taylor. Oikeinkirjoituksen tarkistus. Oikeinkirjoituksen tarkistus on tärkeää, kun kommunikoit kirjallisesti. Kun lähetät virheitä sisältävän muistiinpanon, se ilmoittaa, että olet huolimaton tai et kiinnitä huomiota yksityiskohtiin. Yritä suorittaa oikeinkirjoitus tai käyttää ohjelmaa, joka korjaa automaattisesti. Ja lukekaa se sitten uudelleen varmistaaksesi, että haluamiasi sanoja ei korjattu automaattisesti jotain erilaista. Oikolue. Sinun tulisi ottaa muutaman ylimääräisen sekunnin tai minuutin kuluttua, jotta voisit tehdä nopean oikoluettelon kaikista lähettämistäsi sähköposteista. Käytä tätä aikaa muokata hankalia lauseita tai sijoittaa puuttuvat välimerkit. Varo ääniä. Joskus sähköposti saattaa tulla erilainen kuin aiot. Sähköpostisi ääni on erittäin tärkeä ja yhtä tärkeä kuin viestisi. Koska tämä on kirjallista viestintää, sinun tulee varmistaa, että soittoääni on miellyttävä ja että se on todellinen esitys siitä, mitä haluat sanoa. Muista, että vastaanottaja ei kuule naurahtaa äänessäsi tai näe hymää kasvoillasi. Ellet halua puhua kaikkea kirjoittamaasi, sinun tulee välttää kaikkia kieliä sähköpostiviestissä, joita voidaan tulkita väärin millään tavalla. Ole lyhyt ja suloinen. Yritä olla kirjoittamatta romaania sähköpostitse. Useimmat ihmiset eivät todellakaan halua lukea niin paljon sähköpostiviestistä. Jos sähköposti on välttämättä pitkä, yritä auttaa vastaanottajaa korostamalla avainkäsitteitä, käyttämällä luettelopisteitä tai tekemällä yhteenveto aiheesta aloituskohdassa. Viesti hyvin. Et halua sekoittaa lukijaasi, joten ota aikaa olla selkeä ja ytimekäs kirjoittaessasi. Jos lähetät sähköpostia ystävällesi, voit olla rento kirjoitustyyliisi. Jos kyseessä on yritysviestintä, käytä kuitenkin asianmukaista kielioppia ja vältä käyttämästä symboleja tai hymiöitä, jotka tekevät sinusta vähemmän ammattimaista.
Sähköpostiviestintä on erittäin suosittua. Ota aikaa kiinnittääksesi kultainen sääntö, ja sinä olet pitkä tie kohti kiillotettua etikettiprofiilia.
