FangXiaNuo / Getty-kuvat
Työskenteletkö yrityksessä, jossa pidetään usein kokouksia? Mietitkö koskaan, mitä sinun pitäisi tehdä ja mitä pidetään asianmukaisena käyttäytymisenä näissä kokouksissa? Pelkäättekö osallistua kokouksiin, koska pelkäätte, että saatat tehdä faux-pasin, joka voi vaarantaa aseman tai etenemismahdollisuudet?
Tyypillisesti esimiehet, tiiminvetäjät tai yritysjohtajat pidättävät oikeuden aloittaa yrityskokouksia, kun he tuntevat tarpeen. Olipa kyse säännöllisesti järjestetyistä tapahtumista tai kutsutaan tiettyyn tarkoitukseen, kaikkien osallistuvien tulee noudattaa asianmukaisia yritysetiikkaohjeita.
Johtaja
Ennen kokousta on välttämätöntä järjestää kaikki, jotta et tuhlaa kenenkään arvokasta aikaa. Haluat sen toimivan mahdollisimman sujuvasti ja aikataulussa, mutta silti jätä aikaa kysymyksiin ja palautteeseen, jos mahdollista. Tärkeintä on osoittaa kunnioitusta kaikille asianosaisille.
Tässä on joitain suositeltuja ohjeita:
- Pidä kirjallinen esityslista loogisella järjestyksellä ja realistisilla ajoilla. Jos aikaa ja resursseja sallii, lähetä kopiot jokaiselle osallistuvalle. Lähetä kutsu mahdollisille osallistujille mahdollisimman monilla kokouksen yksityiskohdilla, mukaan lukien sijainti, alkamisaika, tuotava aika ja lopetusaika. Aloita ystävällisellä tervehdyksellä ja kerro kaikille, milloin on mahdollista kysyä kysymyksiä.Ole vettä palkinkorokkeella tai huoneen edessä ja siemaile sitä aiheiden välillä tai kun joku muu puhuu.Sinun ei tarvitse kirjoittaa puhetta sanatarkasti, mutta sinun pitäisi ainakin on luettelomerkit muistiinpanoissasi. Muutoin voi aiheutua hypätä aiheista toisiin ja kadottaa sanomasi. Tämä voi hukkaa aikaa ja antaa osallistujien miettiä kokouksen kohtaa. Ole tietoinen osallistujien kehon kielestä. Jos huomaat, että ihmiset menettävät mielenkiintonsa, keskeytä ja tarkista itsesi varmistaaksesi, että et toista tietoja tai viettää liian paljon aikaa asioihin, jotka eivät ole merkityksellisiä.Ole muutama anekdootti pitääksesi kokouksen mielenkiintoisena. Älä kuitenkaan kerro sopimattomia vitsejä, joissa on jopa vihje seksismille, rasismille tai muulle, joka voi loukkaa muita. Älä koskaan varasta muiden ideoita ja kutsu niitä omiksi. Antakaa muille aina ideoita ja onnistuneita tehtäviä. Vaikka onkin hyvä liikkua vähän, älä etene edestakaisin huoneen edessä. Tämä saa sinut näyttämään hermostuneelta.Kysy kysymys- ja vastausaikana hiljaa, kunnes kysyttävä lopettaa ennen vastaamista. Jos et ymmärrä kysymystä, pyydä häntä toistamaan se tai selittämään kyselyä tarkemmin.Jos joku näyttää vihaiselta tai vihamieliseltä, pidä viileänä ja pyydä henkilöä keskustelemaan asiasta myöhemmin.Lopkaa kokous aikaisin jos mahdollista. On parempi, että se on lyhyempi kuin kadottaa läsnä olevien huomio.
Osallistujat
Jokaisen kokoukseen kutsutun tulee osallistua, elleivät olosuhteet salli. Jos tiedät kokouksesta etukäteen, harkitse lisäaikaa henkilökohtaisen hoitotuotteesi kanssa osoittaaksesi kunnioitusta kaikille osallistuville esimiehille. Mekko sopivasti yritystasolle.
Kokouskäytäntövihjeitä:
- Jos sinua pyydetään lähettämään vahvistusviesti, tee se heti, kun kirjoitat kokouksen kalenteriin.Näytä ajoissa. Saa sinne muutaman minuutin aikaisin, jos mahdollista. Tarkista matkapuhelimesi ja varmista, että se on hiljainen tai sammutettu. Älä koskaan lähetä tekstiviestejä kokouksen aikana, ellei johtaja pyydä sinua tietylle henkilölle. Jos virvokkeita tarjoillaan, juoma on hyväksyttävää. Kuitenkin, elleivät kaikki muut syö, odota, kunnes kokouksen päättymisen jälkeen on välipala.Jos tämä on lounaskokous, tuo ruokasi pöydälle ja syö se mahdollisimman hiljaisesti ja kiinnittämättä huomiota itseesi.En keskustella tai vaihtaa muistiinpanoja muiden osallistujien kanssa. Tämä on erittäin häiritsevää ja voi antaa vaikutelman, että et ota työtäsi niin vakavasti, että kiinnität tarkkaan huomiota keskusteluihin. Jos sinut kutsutaan, vastaa mahdollisimman suoraan. Kun et tiedä vastausta, pyydä anteeksi ja ole rehellinen. Yksikään vastaus ei ole parempi kuin väärä vastaus.Kiitos kokouksen jälkeen puhujalle.Älä viipyä kokoushuoneessa pidempään kuin on tarpeen. Hangouttaminen tekee sinusta tuntemattoman, etkä halua, että pomo luulee käyttäväsi kokousta välttääksesi velvollisuuksiasi.
Kokoukset ravintolassa
Joskus kutsutaan lounastapaamiseksi, ja se voidaan pitää ravintolassa. Vaikka tämä on poissa toimistosta, muista, että olet vielä töissä.
Lisäkokousvinkkejä ravintolakokouksiin:
- Älä koskaan unohda pöydän tapojasi.Käsittele ateriahäiriöitä armossa ja hyvillä tavoilla.Käytä asianmukaisia välineitä. Jos olet epävarma siitä, mikä haarukka menee kunkin kurssin kanssa, seuraa kokousta johtavaa henkilöä.Jos olet buffetravintolassa, tiedä asianmukaiset käytöstavat auttaaksesi itseäsi.Noita asianmukaisia ohjeita sormenruoan syömiselle.
